В Московской городской нотариальной палате состоялся круглый стол по вопросу исполнения Правил нотариального делопроизводства. Спикером круглого стола выступила председатель Комиссии МГНП по делопроизводству и работе с архивами, нотариус г. Москвы Марина Харчева.
В основном разговор касался изменений ПНД, вступивших в силу с мая этого года, и главным образом, регулирующих делопроизводство нотариуса при работе в электронных реестрах.
В частности нововведения затронули оформление, регистрацию и хранение организационно-распорядительных документов нотариуса, к которым относятся приказы о передаче полномочий от нотариуса к лицу, временно исполняющему обязанности нотариуса. Передача полномочий теперь осуществляется в электронном виде через Единую информационную систему нотариата, в которой теперь сосредоточен весь спектр сведений о том, кто в данный момент времени уполномочен удостоверять нотариальные акты в нотариальных конторах страны. До 5 мая процедура передачи фиксировалась в журналах на бумажных носителях в каждой отдельной нотариальной конторе, и возможности оперативного контроля были ограничены. Сегодня регистрация процедуры передачи полномочий на бумаге по прежнему предусмотрена в ПНД, но только в том случае, когда по независящим от нотариуса причинам нет доступа к электронным ресурсам.
Полностью на электронный формат переведен журнал входящей, исходящей корреспонденции нотариуса. С одной стороны теперь нотариусу нет необходимости регистрировать сведения, полученные из открытых государственных реестров, но сохраняется обязанность фиксировать документы, поступающие из других источников, независимо от способа их доставки, кроме документов, подлежащих специальному учету, поступивших на личном приеме. Также подлежит учету вся исходящая корреспонденция, кроме запросов в государственные реестры, государственные регистры, федеральные информационные ресурсы.
Электронный формат предполагает кардинально иной способ хранения сведений – в конце каждого дня нотариус подписывает электронной подписью документы, внесенные в журнал, а в конце каждой недели осуществляет резервное копирование журнала регистрации входящей корреспонденции на переносные электронные носители. Такой способ хранения нельзя назвать удобным, поскольку впоследствии для того, чтобы найти сведения о нужном документе приходится открывать каждый файл. Фонд инноваций и информационных технологий ФНП в курсе проблемы и ведет разработку сервиса поиска по ключевым словам.
Отдельный пласт изменений коснулся использования гербовой печати нотариуса, порядка оформления реквизитов документов, и их последующего хранения. К примеру, уточнен перечень исходящих документов, в которых подпись обязательно должна заверяться гербовой печатью. С учетом пожеланий нотариусов в п. 32 ПНД в качестве возможных получателей документов указаны заявители, что облегчает документооборот с различными государственными органами и сторонними организациями.
Также в Правилах конкретизирован порядок ответов на поступающие нотариусу запросы. Установлено, что отвечать следует в том же виде, в каком поступил запрос: на запросы, поступившие на бумажном носителе, ответ направляется в письменной форме по почтовому адресу, на запросы, поступившие в форме электронного документа, ответ направляется по указанному адресу электронной почты.
Участники круглого стола обсудили особенности работы со сведениями, поступающими по запросу нотариуса из Единого государственного реестра недвижимости и других источников в электронном виде. Отмечено, что даже официальный статус источника, не должен отменять обязательной проверки достоверности электронной подписи.
Нотариусы также обсудили новые требования по составлению номенклатур, а также особенностей хранения и архивирования документов, где важна каждая деталь вплоть до количества проколов для прошивания. Марина Харчева отметила, что хотя ПНД не содержит таких детальных требований, целесообразно их придерживаться, поскольку после прекращения нотариальной деятельности документы по налоговой отчетности и трудовым отношениям с сотрудниками нотариусам придется сдавать в муниципальные архивы, где требования к правилам делопроизводства очень жесткие.
Видеозапись круглого стола размещена в разделе для нотариусов сайта МГНП
