С 4 мая вступили в силу изменения в Правила нотариального делопроизводства (ПНД), связанные с переходом нотариусов с 1 января этого года на работу в электронных реестрах Единой информационной системы (ЕИС) нотариата.
В Московской городской нотариальной палате состоялся круглый стол, на котором были еще раз изучены новые требования ПНД, и рассмотрены вопросы по их применению на практике. Спикером мероприятия выступила член правления Федеральной нотариальной палаты, нотариус Москвы Александра Игнатенко.
Одним из основных новшеств является то, что из нотариального делопроизводства ушло понятие «специальные реестры». Теперь для всех видов нотариальных действий применяется один реестр регистрации нотариальных действий, который может вестись в нескольких томах. Нотариус, исходя из особенностей организации деятельности в конторе, сам определяет, количество томов реестра, и издает приказ, в котором возлагает ответственность за их ведение на конкретных сотрудников. Не запрещаются ситуации, когда один и тот же сотрудник может вести несколько томов реестра, и несколько сотрудников – один реестр, но в последнем случае, будет труднее определить ответственного за допущенные ошибки.
Нумерация томов реестра должна быть сквозной. Если у одного из сотрудников заканчивается том, то нотариус издает дополнительный приказ, в котором, говоря бытовым языком, закрепляет за ним следующий по номеру том. К примеру, если в конторе ведется шесть томов реестра, то следующий том должен стать седьмым. Нумерация в каждом новом томе должна начинаться с единицы.
Самому нотариусу обозначать себя в приказах по возложению ответственности за ведение реестров не нужно — он может вести записи, как в определенном, так и в любом томе реестра.
Еще одно нововведение – переход на электронные журналы входящей и исходящей корреспонденции. Александра Владимировна призвала не путать их с электронными журналами регистрации входящих и исходящих электронных документов, которые предусмотрены первым разделом Примерной номенклатуры под индексами 01-24 и 01-25. По мнению спикера, последние с введением Регламента совершения нотариальных действий теряют свою актуальность, поскольку в них регистрировались в основном выписки, поступающие из Единого государственного реестра недвижимости и Единого государственного реестра юридических лиц и индивидуальных предпринимателей. В соответствии с Регламентом сведения из государственных реестров нотариусом теперь фиксируются либо в виде отметки в ЕИС нотариата, либо в виде образа документа на бумажном носителе, и регистрации не подлежат в принципе.
В электронных журналах входящей и исходящей корреспонденции должна регистрироваться вся переписка нотариуса, к примеру, с банками, Палатой, коллегами, по наследственных делам и т.д. Эти журналы могут быть переходящими, и нотариус вправе их не закрывать вплоть до сложения полномочий. Но можно ставить точку и в конце каждого календарного года. В таком случае нужно перенести информацию журнала на отдельный отчуждаемый электронный носитель, который вкладывается в конверт, прошивается, оформляется обложкой и отправляется на хранение, срок которого исчисляется пятью годами.
Некоторые программы «Автоматизированное рабочее место» (АРМ), созданные для нотариусов, подобные журналы предусматривают. Для тех, кто не работает в АРМах, Александра Игнатенко советует вести журналы входящей и исходящей корреспонденции в виде двух соответствующих папок, в которых по датам, когда поступает или уходит корреспонденция, создавать файлы с записями. По правилам такие файлы подписываются электронной квалифицированной подписью нотариуса в конце каждого рабочего дня, а в последний рабочий день недели информация сохраняется на флешке или диске. Соответствующий сервис в течение года будет создан в ЕИС.
В ходе круглого стола также были рассмотрены вопросы получения и замены гербовых печатей нотариусов. Александра Владимировна обратила внимание, что заказчиком изготовления печатей для нотариусов является палата, которая действует по поручению нотариуса, а готовая печать передается территориальному органу юстиции, где нотариус ее и должен получить.
Особое внимание было уделено изменениям в разделе ПНД, регулирующем контроль исполнения нотариусом правил. Спикер отметила, что комиссией, в состав которой входят представители палаты и территориального органа Министерства юстиции, в рамках плановой проверки может быть принято решение о повторной проверке, чтобы убедиться, что нотариус устранил допущенные нарушения в делопроизводстве. При этом предметом повторной проверки могут быть только конкретные нарушения.
Нотариусам следует помнить, что в рамках новой редакции ПНД особое внимание будет уделяться контролю за своевременностью внесения сведений о совершенных нотариальных действиях в реестр ЕИС. Все обстоятельства, которые нотариус укажет в качестве причины задержки внесения сведений, могут быть проверены на соответствие действительности.
Также участники круглого стола рассмотрели механизм урегулирования спора между комиссией и нотариусом, условия, когда допускается копирование документов нотариуса, а также перечень ситуаций, когда нотариус может быть привлечен к дисциплинарной ответственности за нарушение правил ПНД.
Для тех, кто не смог приехать в палату была организована он-лайн трансляция круглого стола. Видеозапись мероприятия расположена на сайте МГНП в разделе для нотариусов.
